Conditions générales de location

CONDITIONS GÉNÉRALES DE LOCATION ET DE PRESTATION – EVENT TIME

 

1. OBJET ET ACCEPTATION DES CONDITIONS

Les présentes conditions s'appliquent à toutes les locations et prestations de services effectuées par l'entreprise EVENT TIME. En passant commande, le client reconnaît avoir pris connaissance des présentes conditions et les accepte sans réserve.

 

2. COMMANDE ET RÉSERVATION

  • Modalités : Toute commande doit être effectuée exclusivement en ligne via notre site internet. Les commandes par téléphone, SMS ou réseaux sociaux ne sont pas acceptées.
  • Délais : Aucune commande ne sera acceptée moins de 3 jours ouvrables avant la date de livraison ou d'enlèvement.
  • Validation : La commande devient effective à la réception du bon de commande signé par le client (ou accord par mail) au plus tard 5 jours avant la livraison. Seule la confirmation de commande envoyée par EVENT TIME fait office de réservation définitive. Tous bon de commande non renvoyé signé pour accord par courrier ou accord par mail ne sera pas pris en considération. Le fait de passer commande / devis en ligne sur notre site n’est pas une commande effective.
  • Disponibilité : Les offres sont soumises à la disponibilité du stock. En cas d'indisponibilité, EVENT TIME s'efforcera de proposer un produit similaire.
  • Modifications : Les devis sont gratuits. À partir de la troisième modification, des frais administratifs de 5,00 € HTVA par document seront facturés.
  • Minimum de commande : Le montant minimum est fixé à 50,00 € pour la partie matériel, et 100,00 € pour la partie vaisselle. (TVAC ou HTVA intracommunautaire). Pas de location de nappage seul sans commande de matériel

 

 

3. DURÉE ET TARIFS

  • Durée : La location est prévue pour une durée maximale de 5 jours, du jour de la livraison au jour du retour. 10% par jour supplémentaire.
  • Prix : Les prix sont ceux indiqués sur le bon de commande et sur notre site avec ou sans tva de 21%.

 

4. PAIEMENT ET CAUTION

  • Conditions de paiement : L’intégralité du montant de la commande ainsi que la caution doivent être réglés au plus tard 5 jours ouvrables avant livraison ou enlèvement. À défaut, le matériel ne sera pas délivré, aucun dommage ne pourra être réclamé.
  • Caution : Le montant varie selon le matériel. Elle est restituée par virement dans un délai de 7 à 15 jours après vérification du matériel et facturation finale.
  • Retenues : Tout matériel manquant, cassé ou détérioré sera déduit de la caution. Si du matériel manquant est restitué après l’édition de la facture, ou une mauvaise communication de facturation, des frais de 25,00 € HTVA par document seront facturés pour l'édition des notes de crédit et/ou nouvelle facture. Tout travail supplémentaire résultant du non-respect des présentes règles, remise en état, nettoyage etc, sera facturé au tarif horaire de 60,00 € HTVA.

 

5. LIVRAISON ET MANUTENTION

  • Livraison : Les livraisons peuvent être effectuées par nos soins, et sont à charge du client avec une commande de minimum 100,00€ ttc de notre propre matériel dans les environs, hors frais de main d'œuvre, transport et matériel de nos partenaires. Tarifs des livraisons selon les zones, voir notre site internet www.event-time.be/livraison

Livraison et retour du matériel du lundi au vendredi entre 9h et 17h (fin chez le client). Suppléments : Après 17h en semaine 35€/h. Samedi 45€/h. Dimanche 60€/h. Férié 80€/h. Prix htva par personne calculé du départ et/ou jusqu'au retour dépôt à Fouches.

 
 

 

  • Accessibilité : Le matériel est livré au rez-de-chaussée, de plain-pied (sans marches, graviers ou obstacles). Une manutention spécifique (étages, distance éloignée, difficile d’accès, etc) doit être signalée au préalable sous réserve d’acceptation et sera facturée 60,00 € HTVA/heure par personne. Nous ne sommes pas tenus d’effectuer ce déménagement. A défaut de possibilité de livraison, le matériel sera déposé à l'endroit le plus accessible du véhicule de livraison, le transport du matériel à l'endroit de destination final sera effectué par le client lui-même.

Un accès camion 3,5T de 6,5m de long, hauteur 3,20m doit être prévu à proximité du lieu de déchargement.

Si des travaux, accès limité, festivités locales etc pourraient entraver la livraison/reprise, il faut nous-en avertir au préalable afin que nous puissions effectuer votre livraison dans de bonnes conditions.

·         Conditions : Le matériel est livré sur chariot roulant et laissé sur place pendant toute la durée de l'événement. Si nous devons reprendre chariot ou conditionnement, il faut nous-en avertir au préalable, des frais de manutention de l'ordre de 45,00 € HTVA/heure par personne seront d'application si cela est prévu à l'avance. Si cela n'est pas prévu à l'avance, il s'élèverons à 60,00 € HTVA/heure par personne afin de couvrir les heures supplémentaires. Sous réserve d'acceptation, nous devons peut-être passer chez un autre client récupérer du matériel avec un camion vide.

Aucune installation/rangement du matériel n'est prévue par nos soins sans demande au préalable et sur acceptation. Des frais d’installation et/ou rangement s’appliquerons de l’ordre de 45,00 € HTVA/heure par personne si cela est prévu à l’avance. Si cela n'est pas prévu à l'avance, le tarif horaire sera de 60,00 € HTVA/heure par personne afin de couvrir les heures supplémentaires, selon acceptation et disponibilités.

Une seule personne est généralement prévue pour le déchargement/chargement, aide fournie par vos soins si nécessaire

Si besoin, une deuxième personne peut être fournie par nos soins contre supplément tarifaire, sur demande au préalable.

 

  • Restrictions : Nous ne livrons pas sur terrains meubles (terre, pelouse, forêt) ou en cas de conditions météo dangereuses (neige, verglas). En cas de pente, le client doit fournir du personnel pour aider au déchargement/chargement.
  • Délais : 30 min sont prévues pour le déchargement/chargement. Tout dépassement est facturé 45,00 € HTVA/heure par personne.
  • Absence : Si le client ou son représentant n’est pas en mesure de réceptionner le matériel le jour convenu de la livraison, EVENT TIME se réserve le droit de ramener le matériel en ses locaux, les frais occasionnés seront à la charge exclusive du locataire et aucunes indemnisations ne pourra être réclamées.

 

6. UTILISATION ET ÉTAT DU MATÉRIEL

·         Vaisselle : Livrée propre, le nettoyage est assuré exclusivement par EVENT TIME (0,06 € HTVA/pièce à ajouter au prix indiqué sur notre site). Elle doit être rendue débarrassée de tout reste alimentaire. Les déchets évacués par nos soins sont facturés 10,00 € HTVA/kg.

 

  • Verres : Doivent être replacés non nettoyés "pieds en bas" dans leurs bacs respectifs et vidés de leur contenu. À défaut, un forfait de 4,00 € HTVA/caisse est appliqué.
  • Mobilier : Doit être rendu propre, sec, plié et empilé dans leur conditionnement. Frais de nettoyage si rendu sale ou mouillé : Table (5,00 €), Banc (2,00 €), Chaise (2,00 €). Taxe si non rangé correctement (1,00 €)  Prix HTVA/pièce.
  • Appareils de cuisson : Les friteuses doivent être vidées de leur graisse, les barbecues de leurs cendres. Les fours, frigos, fontaine à chocolat, gaufrier, crêpière etc doivent être rendu propre, à défaut des frais de nettoyage seront d’application au tarif en vigueur.
  • Nappage : Le nappage doit être restitué sec, débarrassé de tout déchet et replié dans son sac de transport. Tout article dégradé non réutilisable suite à des brûlures, salissures après lavage, moisissures sera facturé à sa valeur de remplacement tel que repris sur notre site internet. Le linge doit être restitué non lavé, EVENT TIME ou la blanchisserie se chargera du nettoyage. Le nappage est contrôlé par nos soins après retour du lavage de la blanchisserie, nous seul pouvons juger de l'état de propreté du linge après lavage.
  • Tentes : Le lestage fourni doit impérativement être mis en place (sous responsabilité du client). Les bâches doivent être rendues propres. Nettoyage de tente souillée : 60,00 € HTVA/heure.

 

7. CONDITIONS SPÉCIFIQUES : TENTES ET STRUCTURES

  • Installation : Nous proposons deux formules pour l’installation des tentes, soit un montage/démontage avec l’aide du client, soit un montage/démontage en totalité par nos soins. (Tarifs sur notre site internet). Seules les tentes pliantes peuvent être montées/démontées en totalité par le client seul. Plus d’info sur notre site.
  • Sécurité : En cas de montage par le client seul, celui-ci devient seul responsable de la stabilité de la structure. Le matériel de lestage fourni (blocs béton, piquets d’ancrage ou bidons d’eau) doit être installé impérativement selon nos instructions techniques. La fixation au sol et la vérification de la tenue des ancrages incombent exclusivement au client.
  • Montage : Le terrain doit être dégagé, propre, tondu avant installation de la tente. Il est interdit de tondre, débroussailler, passer le karcher etc après installation de la tente, sous peine de frais de nettoyage des parois de tente comme indiqué ci-dessus dans ces conditions générales.

Les tentes ne peuvent pas être placées sur les terrains souillés, terre battue, boueux, inondés etc

  • Conditions Météorologiques (Alerte Vent) : Pour des raisons de sécurité, le maintien d'une tente est proscrit en cas de vents supérieurs à 60 km/h ou en cas d'alertes météorologiques (orange/rouge). Le client est tenu de surveiller les bulletins météo et de procéder à l'évacuation du public et/ou au démontage si nécessaire. EVENT TIME décline toute responsabilité pour les dommages causés par des phénomènes naturels (tempêtes, foudre, inondations). Vous devez dans ce cas nous informer au préalable du démontage, et pourrons dans ce cas peut-être intervenir rapidement pour vous aider, selon disponibilité et possibilité, ce qui pourrait entraîner des coûts supplémentaires.
  • État de Restitution et Nettoyage : Les bâches doivent être restituées sèches et propres. Toute bâche rendue souillée ou présentant des traces de moisissures (repliée humide) entraînera une facturation de remise en état au tarif de 60,00 € HTVA/heure.
  • Dommages et Dégradations : Il est strictement interdit d'appliquer tout adhésif, peinture, agrafe ou de percer la structure ou les bâches. Tout accroc ou perte de pièce (sangle, élastique, parois, vis etc) sera facturé au prix de remplacement à neuf.
  • Utilisation Électrique : Si le client installe son propre éclairage ou chauffage sous la tente, il doit s'assurer de la conformité de ses installations aux normes en vigueur (RGIE en Belgique) et veiller à respecter les distances de sécurité avec les bâches ou tout élément inflammable afin d’éviter tout risque d'incendie.

 

8. RESPONSABILITÉ

Le client assume la responsabilité du matériel dès la livraison/enlèvement.

Le matériel loué doit être restitué dans le même état et au même endroit qu'il a été livré. Il sera entreposé au sec à l’intérieur d’un bâtiment ou couvert, à l'abri de la poussière et de l’humidité. Il est défendu de clouer, agrafer, visser, coller, peindre, modifier, marquer, couper ou scier dans le mobilier, tentes, nappage ou tout autre matériel mis en location.  S’il est fait usage de papier collant, punaises ou autre, ils doivent être enlevés du matériel avant sa restitution. Une facturation de 1€ htva sera établie par élément enlevé par nos soins.

Le matériel est vérifié à la sortie et à son retour dans nos ateliers. Tout objet manquant après restitution du matériel entraînant un trajet supplémentaire de notre part sera facturé. En passant commande, vous acceptez les risques d'éventuelles dégradations du matériel qui seront portés en compte et à votre charge.

Tout matériel rendu sale ou détérioré fera l'objet d'une facturation complémentaire de remise en état (60,00 € HTVA/heure). Un compteur de temps pourra être activé pour le règlement des litiges liés aux retours tardifs ou manquants au tarif de 45,00 € HTVA/heure.

 

 

9. RESPONSABILITÉS ET ASSURANCES

  • Transfert de risques : Le matériel est placé sous l’entière responsabilité du client dès sa remise (livraison ou enlèvement). Le client en assure la surveillance et la protection contre le vol, le vandalisme ou les intempéries.
  • Dommages : Toute perte, casse ou dégradation sera facturée au prix de remplacement à neuf. Les frais de remise en état sont facturés 60,00 € HTVA/heure. Il incombe au client de souscrire une assurance "RC Organisateur" ou "Dommages aux biens" adéquate.
  • Exonération : EVENT TIME décline toute responsabilité en cas d'accident lié à un usage inapproprié du matériel ou en cas de force majeure (grève, catastrophe naturelle, guerre, pénurie, etc.).
  • Retards : Les retards de livraison dus au trafic ou à la météo ne donnent lieu à aucune indemnité.

10. RÉCLAMATIONS ET LITIGES

  • Matériel non-conforme : Toute défectuosité doit être signalée par téléphone et par écrit (e-mail avec photos) dans les 48h suivant la livraison. Aucune réclamation ne sera acceptée après ce délais, après événement ou après retour du matériel. Nous ferons tout ce qui est possible pour remplacer le matériel non conforme dans les meilleurs délais et dans les mesures du possible.
  • Commande erronée : En cas d’une erreur de commande de la part du client, des frais s’ajouterons afin de délivrer le matériel souhaité, sous réserve de disponibilité et d’acceptation. Le matériel à remplacer sera facturé ainsi que le nouveau matériel fournit aux conditions point N°13 « Commandes de dernière minute / Modifications »
  • Contestation de facture/services : Toute réclamation concernant la facturation ou des dommages causés par notre personnel doit être envoyée par courrier recommandé avec accusé de réception dans les 7 jours ouvrables à : Joël MEURISSE, 20 Rue du Joli-Bois, B-6700 Arlon. Passé ce délai, la prestation et la facture sont considérées comme acceptées sans réserve.
  • Juridiction : En cas de litige, les tribunaux d’Arlon sont seuls compétents et la loi belge est exclusivement applicable.
  • RGPD : Aucunes données concernant les clients n’est utilisées à des fin commerciales ou divulguées à tierces personnes.

 

11. CONDITIONS DE PAIEMENT ET RETARDS

  • Paiement : Les factures sont payables au comptant, sauf accord écrit préalable.
  • Frais de rappel (Loi 2026) : Conformément à la législation, le 1er rappel est gratuit. À partir du 2ème rappel, une indemnité forfaitaire est appliquée :
    • Dette < 150 € : 20,00 €
    • Dette entre 150 € et 500 € : 30,00 € + 10 % du montant dû.
    • Dette > 500 € : 65,00 € + 5 % du montant dû (max. 2000 €).

 

12. DÉLAIS DE RETOUR ET PÉNALITÉS

  • Horaires : Les enlèvements/retours au dépôt se font exclusivement sur rendez-vous durant les heures d'ouverture (Lun-Ven, 9h-12h / 14h-18h). Tout retour hors horaire sera facturé 60,00 € HTVA/heure et sous réserve d’acceptation.
  • Dépassement de durée : Tout matériel non restitué au 6ème jour entraîne des pénalités :
    • +10 % du montant HTVA par jour de retard.
    • +100 % par semaine de retard (si non convenu par écrit).
  • Préjudice : Si le retard de restitution empêche une autre location ou pénalise un partenaire, des frais de dédommagement supplémentaires seront facturés.

 

13. ANNULATIONS ET MODIFICATIONS TARDIVES

            Selon la loi en vigueur, vous disposez d’un droit de rétractation de 14 jours suivant l’achat/commande, cependant des frais comme suit sont portés en compte ;

  • Frais fixes : Un minimum de 25,00 € HTVA est dû pour toute annulation (frais de dossier).
  • Barème d'annulation (Indemnité sur le matériel HTVA appartenant à EVENT TIME) :
    • 10 à 15 jours avant : 10 % | 8 à 9 jours : 20 % | 6 à 7 jours : 30 %
    • 5 jours : 40 % | 4 jours : 50 % | 3 jours : 60 % | 2 jours : 70 %
    • 24h avant : 80 % | Le jour même : 100 %.

Calculé par rapport à la date de livraison/enlèvement, à partir et durant les jours ouvrables du lundi au vendredi et pendant les heures d’ouverture.

Tout matériel livré/enlevé, même non utilisé, est facturé en totalité.

  • Commandes de dernière minute / Modifications : Pour couvrir les frais logistiques d'urgence, une majoration s'applique sur le montant du matériel HTVA :
    • 72h : +10 % | 48h : +20 % | 24h : +30 % | Le jour même : +50 %.

Sous réserve de disponibilité et d’acceptation, calculé à partir et durant les jours ouvrables du lundi au vendredi et pendant les heures d’ouverture.

Valable pour toute nouvelle commande ou commande existante à modifier.

             

Event Time est ouvert du lundi au vendredi de 9h00 à 12h00 et de 14h00 à 18h00

             

Fermé le samedi, dimanche et jour férié.